職場の書類を分類していたよ!(転勤準備1日目)

 

仕事が忙しいあまりにブログをお休みしていた私ですが、4月に転勤することになりました。よくある定期的な転勤であるため、業務内容はそれほど変わらないのですが、職場自体は変わるため、その準備をしないといけません

そのため、職場の書類を整理していました。 その分類について今日はお話しします。

①職場内部で作成された管理業務の資料

作業の進め方などの内部向けの書類になるのですが、同じ会社であったとしても中身は大きく異なるため、参考資料として手元に置いておきたいと感じました。特に、重要なノウハウも同時に記述されているため、参考資料としても非常に使えます。

紙ベースでは手元にあるのですが、職場の個人用フォルダに溜め込んでおいて、次の転勤先でも使うことにしました。

②職場内部で作成された営業の資料

顧客情報が含まれない自分が作成した営業資料は、自分のノートパソコンにもあるため、職場や紙ベースの資料は削除しました。

③職場外部で作成された参考資料

最近ではホームページ常に公開してくれたりするため、同じようなリンク先があるものは記録しておき、リンク先がないものは ScanSnapで電子化しました。

⑤思い出の品

職場や顧客先からいただいた思い出の品は写真を撮影して残しました。

最後に

3月も後わずかということで今日は不要な書類をシュレッダーにかけていました。

作業しながら考えていたのですが、これらの書類は、作成段階ではデータとしてでしか存在していなかったはずです。ところが人が見て話し合いをするために、わざわざ紙に印刷し、そして不要になったらシュレッダーにかけて再び消すという作業を、これまで当たり前のように続けてきました。

このわざわざ紙に一度印刷する、という業務のボトルネックはいつ解消されるのでしょうか。もしもタブレットだと目が疲れて集中して読めないから紙に印刷する、という理由だったらEinkや反射型液晶の普及により消えていきそうですが、きっとそれだけではないのでしょう。

やはり紙に対する慣れ親しんだ習慣からはなかなか抜けがたいということでしょうか。ただシュレッダーをかけている時には「何でこんなことをしているのだろう…。」と滅入ってしまいます。何とか改善されないかなぁ…。

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